Adatvédelem – Okovalentia

SZEMÉLYES ADATOK VÉDELMÉRE VONATKOZÓ ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
ÖKOVALENTIA KFT

Az adatok kezelője az ÖkoValentia Kft.

Székhelye: 1225 Budapest, Fáy Ferenc utca 27/b.
Képviseli: Boronkai Miklós ügyvezető
E-mail címe: boronkai.miklos@okovalentia.hu
Telefonszáma: 1/207 6062

A kezelt adatok köre

Alkalmazottak és alkalmi munkavállalók

Az alkalmazottaknak és alkalmi munkavállalóknak az alábbi adatokat kell megadniuk:

név:
szül. név:
anyja neve:
szül. hely, idő:
lakcím:
TAJ szám:
adóazonosító jel:
bankszámla szám:
mobil telefon:
e-mail cím:

A V30 karbantartóinak adatait a munkavégzés helyén a V30-ban is (V30 Sportközpont 1054 Budapest, Vadász u. 30.) kezelik és tárolják a Belváros-Lipótváros Sportközpont Kft., 1051 Budapest, Erzsébet tér. 4.. adatkezelési szabályzata szerint.

Az alkalmazottak és alkalmi munkavállaló adatait az ÖkoValentia Kft. könyvelője, a Sigmaconto Kft. is (1225 Budapest, Március 15. utca 22) is a bejelentések és bérszámfejtések miatt kezeli és tárolja Sigmaconto Kft. adatkezelési szabályzata szerint.

Az adatkezelésben érintett az ÖkoValentia Kft. tárhely szolgáltatója, ahol a cég domain neve regisztrálva van, és mely keresztül a levelezés folyik a Tárhely.Eu Szolgáltató Kft. (1144 Budapest, Ormánság u. 4. X. em. 241, cégjegyzékszám: 01-09-9099 68, dpdr@tarhely.eu, adatvédelmi felelőse a mindenkori ügyvezető.

Ügyfelek adatkezelése

Az egyes üzleti partnerektől, ügyfelektől a kapcsolattartás érdekében az alábbi adatokat kérjük:

név:
cégnév:
mobil telefon:
e-mail cím:

Amennyiben üzleti tevékenység valósul meg ügyfelünkkel, akkor a számlázási adatokat is kérnünk kell.

Fogalmak

Az ÖkoValentia Kft. adatkezelőként a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza, adatfeldolgozóként az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható – valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés

Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tagolása, tárolása, átalakítása vagy megváltoztatása, betekintése, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, korlátozása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujjvagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése.

Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésre vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Adatvédelmi incidens: Az adatbiztonság olyan sérülése, mely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

I. A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek

Az ÖkoValentia Kft. a vele kapcsolatba kerülő természetes személyek adatait az alábbi elvek

betartása mentén tartja nyilván:

 jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság
 célhoz kötöttség
 adattakarékosság
 pontosság
 korlátozott tárolhatóság
 integritás és bizalmas jelleg
 elszámoltathatóság

Az elektronikusan tárolt adatokat jelszóval védett számtőgépen tároljuk, a papapír alapú adatokat a cég telephelyén zárt helyen tároljuk, így biztosítva, hogy illetéktelenek ne férjenek hozzá.

II. Az adatkezelés jogalapjai

Az ÖkoValentia Kft. a vele kapcsolatba kerülő természetes személyek adatait az alábbi elvek betartása mentén tartja nyilván:

 az érintett hozzájárulása;
 szerződéskötés
 jogi kötelezettség teljesítése
 létfontosságú érdek
 közérdekű adatkezelés
 jog, jogos érdek, érdekmérlegelés

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek képesnek kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak kezeléséhez hozzájárult

Az érintett személyes adatainak jogos érdek alapján történő kezelése esetén érdekmérlegelést végzünk, melynek során:

– beazonosítjuk és rögzítjük a jogos érdeket
– beazonosítjuk és rögzítjük az érintett érdekeit és jogait
– szükségesség és arányosság, a célhoz kötöttség, adattakarékosság, korlátozott tárolhatóság elve alapján mérlegelés

– tájékoztatjuk az érintettet az érdekmérlegelésről

Az érintettnek tiltakozási joga van, mely alapján a személyes adatot nem kezeljük tovább, kivéve, ha az adatkezelést kényszerítő ok indokolja (pl. munkaviszonnyal összefüggésben szükségszerűen kezelendő adatok esetén)

Nem áll fenn kényszerítő indok direkt marketing esetén, tiltakozás esetén az adatokat törölni kell.

III. Az adatkezelés célja

A vállalkozás az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban: 1

a) … tevékenység nyújtásához kapcsolódóan a szolgáltatást igénybe vevőinek adatait ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
b) lehetséges ügyfelek számára marketingtevékenység;
c) munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;
d) szerződéses partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése a szerződés teljesítése céljából;
e) ügyfelek megrendeléseinek teljesítése;
f) vagyonvédelem, személyi biztonság;
g) törvényben meghatározott kötelezettség teljesítése céljából.

IV. Az adatkezelés időtartama:

Az ÖkoValentia Kft. az adatok megőrzésének időtartamáról tájékoztatja az érintetteket.

 A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük. A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
 A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.
 A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat megszűnését követő 1 év.
 Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
 Pályázati projektek elszámolásához kapcsolódó adatok megőrzése a támogatási szerződésben meghatározott időtartam.

V. Az érintettek jogai

A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak.

a) hozzáférés joga
b) a helyesbítés joga
c) a törléshez való joga
d) az adat kezelésének korlátozásához való joga
e) a személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
f) az adathordozhatósághoz való joga
g) tiltakozáshoz való joga

VI. Az érintettek tájékoztatásának folyamata

Az ÖkoValentia Kft. vállalkozás, mint adatkezelő megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa, különösen a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más megfelelő módon –

1 A felsorolás példálózó jellegű, nem teljes körű. A szabályzatban azokat a célokat kell feltüntetni, amelyek érdekében az adatkezelés történik. ideértve adott esetben az elektronikus utat is – adja meg. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.

 Személyes adatok gyűjtése közvetlenül az érintettektől:

Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtjük, akkor a személyes adatok megszerzésének időpontjában az alábbi információkról tájékoztatjuk az érintetteket:

a) az adatkezelőnek és – ha van ilyen – az adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;
d) ha az adatkezelés egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, a harmadik fél jogos érdekei;
e) adott esetben a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, ha van ilyen;
f) adott esetben annak ténye, hogy az adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,

A tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítsa, az érintettet a következő kiegészítő információkról tájékoztatja:

a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
f) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról.

 Személyes adatok gyűjtése egyéb forrásból
Ha a személyes adatokat nem az érintettől szereztük meg, akkor az előbb felsorolt információkon kívül a következőkről tájékoztatjuk még az érintetteket.

a) az érintett személyes adatok kategóriái
b) a személyes adatok forrása és adott esetben az, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e.

VII. Az adatfeldolgozás folyamata

Az adatfeldolgozás során nem veszünk igénybe adatfeldolgozót.

VIII. Adatvédelmi incidens kezelése

Az ÖkoValentia Kft. biztosítja az adatkezeléshez kapcsolódó kockázat mértékének megfelelő adatbiztonságot, melynek sérülése esetén késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásra jutástól számított 72 órán belül adatvédelmi tisztviselőnk, vagy ennek hiányában az adatkezelő/adatfeldolgozó vagy képviselője bejelentést tesz a felügyeleti hatóságnak és tájékoztatja az érintettet is.

Társaságunk az adatvédelmi incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatvédelmi incidens alapját adó sérülés megszüntetése, helyreállítása céljából.

Az érintettet értesítjük a megtett intézkedésekről és azok eredményéről.

IX. Jogorvoslati tájékoztatás:

Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban: NAIH, címe: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, e-mail címe: ugyfelszolgalat@naih.hu). Az érintett panaszt nyújthat be a NAIHhoz amennyiben álláspontja szerint a rá vonatkozó személyes adat kezelés nem felel meg a jogszabályi kötelezettségeknek.

A NAIH döntése ellen bírósági felülvizsgálat kezdeményezhető.

X. Tájékoztatás a nyilvántartásokról:

Az ÖkoValentia Kft. az adatok kezelését és feldolgozását jogszerűen, átláthatóan és ellenőrizhetően végzi, mely célok elérése érdekében az alábbi nyilvántartásokkal rendelkezik:

1. Adatleltár
2. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
3. Érintett és hatósági megkeresések és az arra adott válaszok nyilvántartása
4. Adatvédelmi tisztviselő tevékenységének nyilvántartása
5. „Eltévedt” adatok, megkeresések nyilvántartása
6. Előzetes adatvédelmi hatásvizsgálat nyilvántartása

XI. Weboldal használatával kapcsolatos szabályok (cookie szabályzat)

Az Adatkezelő semmilyen, a Felhasználóra vonatkozó személyes adatot nem gyűjt vagy kezel olyan módon, amely alapján a Felhasználó személy szerint beazonosítható lenne.

A Weboldalra látogatással és az „Elfogadom” gomb megnyomásával valamennyi Felhasználó hozzájárul ahhoz, hogy az Adatkezelő a felhasználói élmény javítása érdekében szükséges cookie-kat elhelyezzen az alábbi adatokra vonatkozóan.

Ilyen adatok a Felhasználó bejelentkező számítógépének azon adatai, amelyek a Weboldal használata során generálódnak és amelyeket adatkezelő rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusanrögzítésre kerülő adatokat a rendszer – a Felhasználó külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül – a Weboldalra látogatáskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza.

Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal nem kerülnek összekapcsolásra, azaz a Felhasználó ezen adatok alapján nem beazonosítható. Az ilyen adatokhoz kizárólag az Adatkezelő és az általa igénybe vett Adatfeldolgozó fér hozzá. Ezen adatok különböző technológiák, így cookie-k, web beacon-ok és naplófájlok alkalmazásával gyűjthetők.

Az ilyen adatok a következő információkat tartalmazzák:

Cookie-k: a cookie-k rövid szöveg file-ok, amelyeket a Weboldal küld a felhasználó számítógépének merevlemezére, és a használóra vonatkozó információkat tartalmaznak. Naplófájlok: az internetböngésző automatikusan továbbít bizonyos más adatokat is a weboldal felé, mint például a Felhasználó számítógépének IP címe (pl. 110.256.55.01), a Felhasználó által használt operációs rendszer, illetve böngészőprogram típusa, a domain név, ahonnan a felhasználó a weboldalra látogatott, valamint a felhasználó által, a weboldalon belül meglátogatott aloldalak, a weboldalon megnézett tartalmak.

Az Adatkezelő – hasonlóan más internetes szolgáltatókhoz – kielemzi ezeket az adatokat, hogy meg tudja állapítani, melyek a Weboldal azon területei, amelyek népszerűbbek a többinél. Továbbá más nagyobb szolgáltatóhoz hasonlóan, ezeket az adatokat az Adatkezelő arra is használja, hogy a weboldal-élményt a felhasználó igényei szerint is alakítsa.

 Hogyan használjuk ezeket az információkat?

A fent említett technológiákkal gyűjtött adatok nem használhatók fel a Felhasználó azonosítására, és az Adatkezelő nem is kapcsolja össze ezen adatokat semmilyen egyéb, esetlegesen azonosításra alkalmas adattal.

Az ilyen adatok felhasználásának elsődleges célja, hogy az Adatkezelő a Weboldalt megfelelően működtetni tudja, amelyhez szükséges különösen a Weboldalra látogatási adatok nyomon követése, és a Weboldal használattal kapcsolatos esetleges visszaélések kiszűrése. A jelen tájékoztatóban meghatározott adatokat egyebekben az Adatkezelő személyes preferenciái (pl. legsűrűbben nézett tartalmak a Weboldalon) céljából is felhasználhatja.

Az Adatkezelő a fentieken kívül felhasználhatja ezen információkat arra, hogy felhasználási tendenciákat elemezzen, illetve a Weboldal funkcióit javítsa, fejlessze, továbbá, hogy átfogó forgalmi adatokat szerezzen a Weboldal teljes használatról.

Az Adatkezelő felhasználhatja az így nyert információkat arra, hogy a Weboldal használatával kapcsolatban statisztikákat állítson fel, illetve elemezzen, valamint, hogy az ilyen azonosításra nem alkalmas statisztikai adatokat (pl.: látogatók, illetve regisztrálók száma, legnézettebb témakörök, illetve tartalmak) harmadik személy részére továbbítson, illetve összesítve, anonim módon nyilvánosságra hozzon.

 Lehetőség a Cookie-k kikapcsolására

Amennyiben nem szeretné, hogy az Adatkezelő a fentiekben írt információkat gyűjtsön Önről a Weboldal használatával összefüggésben, az internetböngésző beállításaiban részben vagy egészben kikapcsolhatja a cookie-k használatát, vagy egyébként módosíthatja a cookie üzenetek beállításait.

Ilyen esetben azonban elfogadja, hogy a Weboldalon megjelenített tartalmak nem válogatott módon kerülnek megjelenítésre a preferenciái szerint, bizonyos szolgáltatások nem lesznek elérhetőek, vagy nem olyan módon, ahogyan egyébként a cookie-k engedélyezésével lenne, és a Weboldal felhasználó élményt sem tudja így az Adatkezelő ugyanolyan mértékben biztosítani.

Kelt: Budapest, 2023. december 11.

ÖkoValentia Kft.
mint adatkezelő